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关于贯彻落实《山西省重大活动档案管理办法》的实施细则  作者:省经信委 发表时间:2018-05-07 10:16:49 点击次数:770

山西省经济和信息化委员会

关于贯彻落实《山西省重大活动档案管理

办法》的实施细则

为了规范我委重大活动档案管理工作,确保重大活动档案的齐全、完整、真实和安全,根据《山西省重大活动档案管理办法》,结合我委档案工作实际,制定本实施细则。

一、重大活动档案的归档范围

(一)重大活动档案归档内容

1.省委、省政府或国家安排的由我委承办或牵头承办的大型活动。

2.我委在省内外、境外组织举办的涉及我省工业经济和信息化等方面具有一定行业性、地方特色的会议、节庆、会展等大型活动;

3.涉及我委的突发事件的应对处置活动;

4.关系改革、发展、民生等专项或者综合性的工作活动。

(二)重大活动档案形式

    本细则所称的重大活动档案,是指在上述活动过程中形成的具有保存利用价值,经过归档处理的文字、图表、音像、数据、实物以及其他形式的原始记录。

主要包括:

    1.重大活动中形成的请示、批复、通知、名单、日程、报告、决定、决议、领导讲话、题词、总结、宣传报道、典型材料等文字性材料,以及相关的出版物、副本、招贴画、徽标、画册、纪念章、纪念币、邮票等文件材料。

    2.重大活动中形成的录音、录像、影片、照片、光盘等材料及其文字说明。

    3.公务活动中双方互赠的纪念品。

    4.有纪念意义的凭证性和标志性实物、

    5.其他具有保存利用价值的材料。

    (三)凡属重大活动中形成的文件材料,应当归档保存,任何单位和个人不得据为己有或者拒绝归档。

    (四)凡属重大活动中形成的涉密文件,应当依法加强安全管理,未经解密,不得进行寄存保管、档案整理业务外包和数字化加工。

二、重大活动档案管理

(一)各承办处(室、局)及单位负责重大活动过程中文件资料的收集、整理、移交工作,委档案室负责归档、保管、利用工作。

(二)委办公室档案室是重大活动档案专门管理机构。我委独立举办或者联合其他单位举办的重大活动,承办处(室、局)及单位应当在重大活动确定后及时告知委办公室,委办公室在20个工作日内书面告知省档案局。

(三)承办处室制发的重大活动应急预案、实施方案和项目计划任务书,应当明确省档案局的职责范围和目标任务。

 (四)承办处(室、局)应当按照国家有关规定建立重大活动档案形成责任制,利用现代化的技术、手段,开展重大活动重要片段采集和全程记录工作。

三、重大活动档案移交

(一)由我委独立举办的重大活动,承办处室(室、局)及单位应将所有参与部门、工作人员形成的文件资料收集齐全,科学整理;

    经整理后,向委档案室移交。其档案归入我委档案全宗(C58),另设重大活动档案类目妥善保管;编制专题目录、概要,开展档案信息化建设,发挥重大档案的现实效用;保管期满后按规定向省档案局移交。

    (二)由我委与其他单位联合举办、不分主次的重大活动,承办处(室、局)应当将涉及我委的文件材料收集齐全,系统整理后交委档案室,活动结束6个月内向省档案局移交,特殊情况需要延期的,须经省档案局同意,并报送重大活动档案目录。

    (三)由我委主办的重大活动,承办处(室、局)及单位应当将重大活动中所有参与单位、工作人员形成的文件材料收集齐全,统一整理后交委档案室,活动结束6个月内,由办公室向省档案局移交。

    (四)由我委牵头的议事协调机构举办的重大活动,应当邀请省档案局参加,直接负责重大活动文件材料的管理工作,活动结束1个月内向省档案局移交。

(五)由我委协办的重大活动,应当在活动结束后,承办处(室、局)及单位将列入重大活动文件材料归档范围的各种原始记录向委档案室移交,委办公室在活动结束10个工作日内向主办单位移交。

四、组织领导

(一)委党组对重大活动档案管理工作实行统一领导,协调解决我委重大活动档案管理工作中出现的问题,保障重大活动档案管理工作所需经费。

(二)委办公室具体负责重大活动档案的管理工作,督促检查各承办处(室、局)及单位按时移交重大活动档案,建立健全重大活动的工作机制,并对重大活动档案进行规范化加工,保障移交质量。

(三)各承办处(室、局)及单位要安排专人负责重大活动档案的收集、整理、移交工作,按时向委档案室和省档案局移交档案。

五、责任追究

有《山西重大活动档案管理办法》(省政府令第245号)规定的禁止行为或违反有关档案法律法规的,依法按有关规定追究其法律责任。


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